העברת משרדים אינה עניין של מה בכך והיא דורשת סיעור מוחות ותכנון מוקדם כדי ליצור מעבר יעיל ותוך חשיבה קדימה על כל פרט ופרט. מעבר למשרדים חדשים היא הזדמנות פז לעשות סדר בכל הפריטים הקיימים בכל משרד וזאת כיוון שהמטרה היא להעביר רק את מה שנחוץ ולמצוא פתרונות יעילים לדברים האחרים. עם הקידמה השימוש בניירת הולך ומצטמצם ולכן במשרדים רבים עושים מבצע הכולל סריקה של כל הניירת החשובה.
לאור זאת מה שנשאר בכל משרד הוא רק מסמכים שיש צורך לשמור את המקור שלהם כמו מסמכים של הקמת החברה ומסמכים משפטיים אחרים. הפעולות הללו מצמצמות באופן משמעותי את כמות הקלסרים שיש להעביר למשרד החדש ובמקביל לכך את כמות הארוניות שיש להתקין במשרד החדש עבור האחסון שלהם. את הקלסרים הישנים אפשר לארוז בתוך הארגזים ולהעביר את כולם באמצעות השכרת פיגום נייד למחסן.
אריזה של תכולת המשרד
כשמדובר בהעברת משרדים גדולים, כל אחד מהעובדים אורז את חפציו המשרדיים ועל הארגזים שלו מדביק מדבקה הכוללת את שמו ואת המיקום של המשרד החדש שלו, כמו לדוגמה קומה 7 חדר 705 מחלקת שיווק. חברת ההובלות מדריכה את העובדים לגבי שיטת האריזה הנוחה ביותר ומציידת אותם בחומרי אריזה חדשניים ואפקטיביים, כמו ארגזים בטיב מעולה ונייר דבק עבה וחזק.
הסימון של כל ארגז מאפשר בעת הפריקה, העברה ממוקדת של כל ארגז למקום שבו הוא אמור להימצא וכך העובד יכול לפרוק את התכולה במהירות ולחזור לעבודה השוטפת שלו אך מהמשרד החדש.
העברת ציוד למשרד החדש
אם המשרד הנוכחי נמצא באחת הקומות הנמוכות יחסית של המבנה, יש אפשרות לבצע העברת משרדים יעילה תוך שימוש ברמפה או במנוף כך מורידים ואת הארגזים ואת כל הציוד מהקומה הזו אל המשאית. גם אם המשרד החדש ממוקם באחת הקומות הנמוכות זו שיטה מצוינת להניח את התכולה על הרמפה וכך להעלות זאת כלפי מעלה. העובדים מעבירים את הארגזים מנקודה לנקודה ומכיוון שמדובר בכמות גדולה של קרטונים בכל העלאה, אפשר לסיים את עבודת השינוע באופן מהיר יחסית ולחסוך הרבה כוח אדם.
היערכות לקראת מעבר המשרד
אם העברת משרדים היא למבנה שהוא ישן יחסית, מעוניינים בעלי הנכס לבצע שיפוץ קל או מאסיבי לקראת המעבר. לאור זאת הם מתאמים עם חברה שמתמחה בשיפוץ ובאיטום של קירות חיצוניים את הפעולות שיש לבצע. הדרך הנוחה ביותר היא להיעזר באופציה של השכרת פיגום נייד.
העובדים מקבעים אותו במיקום הנדרש ואחד העובדים עולה למעלה ומבצע את כל הפעולות הנחוצות, כמו לדוגמה מריחה של פריימר שהוא חומר מקשר, איטום איכותי של סדקים עמוקים ושטוחים, צביעה של כל הקיר ועוד. בתום כל העבודות הללו בהיקף של כל המבנה, מבצעים גם באמצעות הרמפה הזו ניקיון של כל החלונות הממוקמים בקומות הגבוהות וכך העובדים ייהנו מהנוף האורבני או מהטבע שהם יראו מהחלונות הנקיים.
